Inhaltliche Beratung und ganzheitliche Umsetzung von Mitarbeiterbefragungen erfolgt über die tivian GmbH, eine 100%ige Tochter von Globalpark. tivian begleitet Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von komplexen Mitarbeiterbefragungen. Zu diesem Zweck bündelt tivian umfassendes wissenschaftlich-methodisches Know-how mit praktischer Erfahrung und technischer Umsetzungskompetenz. tivian gehört mit mehr als 30 spezialisierten Mitarbeiternzu den führenden Anbietern von Evaluations- und Analyseprozessen in der Organisationsentwicklung.
www.tivian.de/leistungsspektrum/mitarbeiterbefragung.html

Fachkräfte unserer Consultingabteilung programmieren die Fragebögen und führen umfangreiche Funktionstests vor dem Befragungsstart durch. Sie begleiten die Feldphase der Befragung und tragen außerdem für den Datenimport und die Verwaltung der Befragungsteilnehmer.
Unsere Trainer führen Schulungen zu den Bereichen von EFS Employee durch, die durch unsere Kunden selbst administriert werden können. Das Supportteam dient Mitarbeitern des Projektteams und Befragungsteilnehmern als technischer Beratungsservice per E-Mail oder Telefon – auf Wunsch 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche.

In der Softwarelösung EFS Employee ist der Befragungsprozess am Unternehmensorganigramm ausgerichtet. Diese Systematik reduziert die Prozesskomplexität erheblich. Alle für die Befragung notwendigen Informationen werden entweder im Vorfeld oder mithilfe der Mitarbeiterbefragung in der Software hinterlegt: Nicht nur die Kontaktdaten der teilnehmenden Mitarbeiter, sondern auch Informationen zu ihrer Bereichs- und Standortzugehörigkeit und ihre Stellung in der Unternehmenshierarchie können in der Software dargestellt werden. Mit der Abbildung des Organigramms in der Software werden zwei erfolgskritische Kriterien erfüllt. Für jeden Mitarbeiter kann auf Basis der hinterlegten Informationen ein auf seine Unternehmenszugehörigkeit optimal ausgestalteter Fragebogen generiert werden, während jeder Berichtempfänger den für seine Position im Unternehmen aussagekräftigsten Ergebnisbericht erhält.

Für die eigentliche Befragung kommt mit EFS Survey eine spezielle Software für Internetfragebögen zum Einsatz. Als Modul vollständig in EFS Employee integriert, bringt sie alle notwendigen Funktionalitäten für die Erstellung und Durchführung von Befragungen im Corporate Design des Unternehmens mit. Online-Befragungen, die mit EFS Survey erstellt sind, führen den Befragten mithilfe von Filtertechniken auf dem schnellstmöglichen Weg durch den Fragebogen. Die Software reagiert auf das Antwortverhalten und zeigt dem Nutzer ausschließlich Fragen an, die für ihn relevant sind.

Ein weiterer Pluspunkt: EFS Survey ist für die Durchführung internationaler Online-Mitarbeiterbefragungen entwickelt worden. Die Software erleichtert die Vervielfältigung von Fragebogeninhalten in mehrere Sprachen und verfügt über Schnittstellen zu den gängigen Übersetzersoftwarelösungen. Fehler durch manuelle Pflege und Übertragung von Befragungsinhalten in verschiedene Sprachen werden so verhindert. Die Befragung selbst kann in jeder gängigen Sprache durchgeführt werden: Auch komplexe Zeichensätze wie Chinesisch oder Kyrillisch werden fehlerfrei dargestellt.

Mit EFS Survey werden außerdem die Befragungsteilnahmen administriert. Jeder Mitarbeiter erhält üblicherweise eine individuelle E-Mail-Einladung zur Befragung. Die Software generiert dafür einen Zugangslink, der für jeden Teilnehmer einzeln vergeben wird. Der Vorteil: Obgleich im Ergebnissatz der Befragung keine Rückschlüsse auf die Identität des Befragten möglich sind, kann während der Befragung nachgehalten werden, ob ein Mitarbeiter an der Befragung schon teilgenommen hat. So werden Mehrfachteilnahmen verhindert. Außerdem wird der Befragte, sollte er die Beantwortung des Fragebogens zwischenzeitlich unterbrechen, automatisch zur letzten nicht beantworteten Frage weitergeleitet.

EFS Employee kann durch die Möglichkeit erweitert werden, papierbasierte Befragungen durchzuführen. Nach der Erstellung der Online-Mitarbeiterbefragung wird dafür ein Fragebogen generiert, der von Hand ausgefüllt werden kann. Nach Erhalt der Ergebnisse können diese, je nach Anzahl, manuell oder maschinell in den digitalen Gesamtergebnisdatensatz integriert werden. Damit können auch Mitarbeiter, die an ihrem Arbeitsplatz nicht über einen Zugang zu einem Rechner verfügen, an der Mitarbeiterbefragung beteiligt werden.

Nach der Befragung werden die Ergebnisdaten aggregiert. Die Software führt vor der Ergebnisdarstellung automatische Datentests anhand definierbarer Parameter durch. Beispielsweise kann für die Ergebnisreports eine sog. “Anonymitätsgrenze” definiert werden. Sollte der Befragungsrücklauf in einzelnen Abteilungen so gering sein, dass Rückschlüsse auf das Antwortverhalten einzelner Teilnehmer möglich sind, werden die Ergebnisse für diese Abteilungen automatisch ausgeblendet und in den Berichten nur für die nächsthöhere Hierarchieebene ausgegeben. Alle Inhalte werden gemäß dem Rechte- und Rollensystem des Unternehmens für jeden Empfänger optimiert. Die endgültigen Reports werden als übersichtliche, präsentationsfähige und druckoptimierte PDF-Dokumente generiert und automatisch ausgeliefert. Sie werden jedem Empfänger entweder direkt per E-Mail zugesandt oder auf einer gesondert gesicherten Softwareoberfläche zum Download bereitgestellt. Der Automatisierung des Berichtsprozesses kommt bei Mitarbeiterbefragungen eine besondere Bedeutung zu. Alle Ergebnisberichte müssen möglichst zeitnah nach Befragungsende bereitgestellt werden. Nur mit einer automatisierten Massengenerierung kann gewährleistet werden, dass große Report-Mengen binnen kurzer Zeit fehlerfrei erstellt und den jeweils Empfangsberechtigten zur Verfügung gestellt werden können.

Im Anschluss an Befragung und Ergebnisbereitstellung hilft EFS Employee bei der Organisation und Verwaltung von Folgemaßnahmen, die anhand der Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung ergriffen werden sollen. Auf Basis des Unternehmensorganigramms können die einzelnen Maßnahmen nach ihrer Festlegung erfasst und ihre Umsetzung verfolgt werden. Insbesondere bei dezentral organisierten Unternehmen kann damit das Projektmanagement und Controlling von Folgeprozessen durch die Zentralverantwortlichen und die Zusammenarbeit mit den operativ umsetzenden Abteilungen erheblich vereinfacht werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einige Zeit nach der Mitarbeiterbefragung mit einer Online-Nachbefragung unter allen Berichtempfängern zu evaluieren, ob Folgemaßnahmen ausreichend kommuniziert und Veränderungen entsprechend wahrgenommen wurden.